Reserveringssysteem voor groeps- en evenementenlocaties

Twee stromen die niet door elkaar mogen lopen

Een groepslocatie draait twee dingen tegelijk: de gewone kaart en de aanvragen. Een bruiloft, een vergadering met lunch, een verjaardag van veertig personen. Die aanvragen komen binnen per mail, per telefoon en via het contactformulier, en verdwijnen precies daar waar ze het slechtst zichtbaar zijn: in de inbox van de eigenaar.

• Aanvragen die tussen de gewone mail verdwijnen en te laat beantwoord worden
• Offertes in losse documenten, zonder overzicht van wat waar is uitgestuurd
• Een geaccepteerde offerte die nog met de hand in het reserveringsboek moet
• Een groot gezelschap dat per ongeluk de hele zaterdagavond blokkeert
• Geen zicht op wie welke aanvraag oppakt

Van aanvraag tot tafel in één lijn

• Automatische aanvraaggrens: vanaf een groepsgrootte die je zelf kiest wordt een boeking geen directe reservering maar een aanvraag, met je eigen melding en bevestigingstekst in het Nederlands, Engels en Duits.
• Eigen inbox met taken: elke aanvraag heeft een status, een eigenaar en een historie, dus je ziet wat er open staat in plaats van te zoeken in je mail.
• Offerte met arrangementen en extra's: je bouwt het voorstel in de offertemodule, de prijs wordt server-side berekend en de gast accepteert via een link.
• Aanbetaling en ticketverkoop op evenementen: bij een evenement laat je vooraf betalen of een aanbetaling doen via Stripe, wat no-shows op grote gezelschappen zichtbaar terugdringt.
• Inplan-wizard: een geaccepteerde offerte wordt een echte boeking met tafels, zonder overtypen.
• Evenementen met ticketverkoop: themadiners, proeverijen en feestdagen krijgen eigen capaciteit en eigen kolommen, met een harde grens die je à-la-carte-flow beschermt.

Wat het systeem in de praktijk verwerkt

De grootste boeking die door BoekEerlijk is gegaan telde 300 gasten in één aanvraag. Er staan ruim driehonderd boekingen van vijftig gasten of meer in het systeem, en op de drukste dag werden er platformbreed ruim drieduizend gasten aan tafel gezet. Dat gebeurt binnen dezelfde vaste prijs van €25 per maand exclusief btw per locatie, zonder staffels en zonder kosten per couvert.

Je zaak blijft ondertussen gewoon draaien

Evenementen en groepen lopen naast je gewone reserveringen, niet erdoorheen. Een volgeboekt event blokkeert alleen de capaciteit die je eraan hebt toegewezen, de rest van de zaak blijft boekbaar. Met spreiding op piekmomenten begrens je hoeveel gasten er tegelijk aankomen, en met zones houd je een zaal of terras apart voor de groep.

Veelgestelde vragen

Kan BoekEerlijk grote groepen en evenementen aan?

Ja. Boekingen tot 300 gasten in één aanvraag lopen door hetzelfde systeem, en er staan inmiddels ruim driehonderd groepsboekingen van vijftig gasten of meer in. Evenementen krijgen eigen capaciteitslimieten en ticketverkoop met aanbetaling via Stripe, gescheiden van je gewone à-la-carte-flow zodat een volgeboekt feest je restaurant niet dichtzet.

Hoe werkt de offerteflow voor groepsaanvragen?

Een aanvraag komt binnen via een publiek aanvraagformulier of doordat een reservering boven jouw groepsgrens automatisch een aanvraag wordt. In de inbox bouw je er een offerte van met arrangementen, extra's en een prijs die server-side wordt berekend. De gast accepteert via een link, waarna een wizard de offerte omzet in een echte boeking met tafels. Vooraf laten betalen kan vandaag op evenementen. De offertemodule is een add-on binnen hetzelfde account.

Wat kost het als we veel evenementen draaien?

Niets extra per evenement of per gast. Je betaalt €25 per maand exclusief btw per locatie, ongeacht hoeveel evenementen, groepen of couverts erdoorheen gaan. Alleen de betaalprovider rekent zijn eigen transactiekosten over aanbetalingen en ticketverkoop.