Een groepsaanvraag isgeen mailtje, maar een route.
Een feest voor veertig personen begint met een vraag en eindigt pas als er tafels staan. Daartussen zitten een voorstel, een prijs en een akkoord. BoekEerlijk legt die hele route vast, zodat er niets tussen valt.
De aanvraag is er wel. De opvolging niet.
Groepsaanvragen komen binnen op de plek waar ze het slechtst zichtbaar zijn: tussen de leveranciersmail, de facturen en de nieuwsbrieven. Wat daarna gebeurt, hangt af van wie er tijd heeft.
- Een aanvraag die pas na drie dagen wordt beantwoord, als de gast al ergens anders heeft geboekt
- Offertes in losse documenten, zonder overzicht van wat er waar is uitgestuurd
- Een akkoord per mail dat nog met de hand in het reserveringsboek moet
- Twee mensen die dezelfde aanvraag beantwoorden, of geen van beiden
- Een groep die op de dag zelf nergens blijkt te staan
Van aanvraag tot tafels, in vijf stappen.
Elke stap laat een spoor achter, zodat je later kunt zien wat er is afgesproken en door wie.
De aanvraag komt binnen
Via een publiek aanvraagformulier op je site, of doordat een reservering boven jouw groepsgrens automatisch een aanvraag wordt. De gast krijgt jouw eigen tekst te zien, niet een standaardmelding van een leverancier.
Hij krijgt een status en een eigenaar
Elke aanvraag staat in een inbox met een status, een verantwoordelijke en een historie. Taken houden bij wat er nog moet gebeuren, zodat opvolgen niet afhangt van wie er toevallig in de mailbox kijkt.
Je bouwt de offerte
Arrangementen, losse extra's en aantallen. De prijs wordt op de server berekend, niet in een spreadsheet, dus een wijziging in aantallen rekent zichzelf door en er staat nooit een bedrag in de mail dat nergens op slaat.
De gast accepteert via een link
Hij opent zijn eigen offerte, leest wat er is afgesproken en accepteert. Jij ziet de status omslaan zonder te bellen, en de afspraak staat vast op de versie die hij heeft gezien.
De offerte wordt een boeking
De inplan-wizard zet het geaccepteerde voorstel om in een echte boeking met tafels in je reserveringsboek. Geen overtypen, geen tweede waarheid, geen groep die op de dag zelf nergens blijkt te staan.
Groot is geen uitzondering.
Cijfers uit het systeem zelf, over alle aangesloten zaken samen. Naar beneden afgerond.
Alles in dezelfde prijs.
Geen module per onderdeel, geen bedrag per aanvraag, geen staffel op aantallen.
Vooraf laten betalen kan vandaag op evenementen en op gewone reserveringen. Op offertes is die stap gebouwd maar nog niet opengezet, dus reken er nog niet op bij een groepsvoorstel.
Wat restaurants hierover vragen.
Wat is een offertesysteem voor de horeca?
Een offertesysteem legt de weg vast tussen een groepsaanvraag en een bevestigde boeking: het vangt de aanvraag op in een formulier in plaats van je mailbox, geeft hem een status en een eigenaar, laat je er een prijsvoorstel van maken met arrangementen en extra's, en zet het geaccepteerde voorstel om in echte tafels in je reserveringsboek. Zonder zo'n systeem gebeurt dat in losse mails en documenten, en verdwijnt een deel van de aanvragen in de drukte.
Wanneer wordt een reservering automatisch een aanvraag?
Vanaf de groepsgrootte die je zelf instelt. Onder die grens boekt de gast gewoon direct een tafel; erboven krijgt hij jouw eigen meldingstekst en komt de boeking als aanvraag binnen in plaats van als bevestigde reservering. Die tekst stel je apart in voor Nederlands, Engels en Duits.
Kan de gast de offerte online accepteren?
Ja. De gast krijgt een link naar zijn eigen offerte en accepteert daar. Jij ziet de status veranderen in de inbox, en met de inplan-wizard wordt de geaccepteerde offerte een echte boeking met tafels, zonder overtypen.
Kan ik vooraf laten betalen?
Op evenementen wel: daar verkoop je tickets of vraag je een aanbetaling via Stripe, met capaciteitslimieten per evenement. Op gewone reserveringen kun je ook een aanbetaling instellen. Op offertes is die stap gebouwd maar nog niet opengezet, dus reken er vandaag niet op bij een groepsvoorstel.
Wat kost het per aanvraag of per offerte?
Niets. Je betaalt €25 per maand exclusief btw per locatie voor het hele systeem, ongeacht hoeveel aanvragen, offertes, evenementen of couverts erdoorheen gaan. De offertemodule zit er tijdens de introductieperiode gratis bij. Alleen de betaalprovider rekent zijn eigen transactiekosten over wat je daadwerkelijk int.
Werkt dit ook voor vergaderingen en zakelijke aanvragen?
Ja. De aanvraagstroom maakt geen onderscheid tussen een familiediner, een vergadering met lunch of een bedrijfsfeest. Je legt per aanvraag vast wat er gevraagd is, wie hem oppakt en wat er is aangeboden, en je ziet in het rapport wat er openstaat en wat er is gewonnen.
Zet de eerstvolgende aanvraag er meteen in.
Dertig dagen gratis, zonder creditcard. Daarna €25 per maand exclusief btw per locatie, maandelijks opzegbaar.