Horeca evenementen plannen met BoekEerlijk
BoekEerlijk's event-product (T1 lifecycle, live sinds 13 april 2026) draait de logica om: in plaats van losse reserveringen kun je geplande evenementen aanbieden waarop gasten direct een ticket kopen, optioneel met deposit. Capaciteitslimieten, automatische bevestigings- en herinneringsmails met .ics-agenda-bijlage, recurring-event templates, hard-block bij overlap en real-time SSE-broadcast op publicatie — zes deelfeatures, één release. Werkt voor jouw wijnproeverij, chef's table, themadiner, brunch-special en wekelijkse jazzavond. Inbegrepen in €25/mnd excl. btw — geen extra event-module-prijs.
Wat zijn horeca-evenementen in BoekEerlijk?
Een evenement in BoekEerlijk is een vooraf geplande sessie met een vaste datum, tijd, capaciteit en (optioneel) ticketprijs of deposit — anders dan een reguliere reservering. Gasten zien in jouw widget een lijst beschikbare evenementen, klikken een evenement aan, kiezen het aantal personen, betalen direct via Stripe en krijgen een bevestigingsmail met .ics-agenda-bijlage. Aan de admin-kant beheer je per evenement: titel, omschrijving, datum/tijd, zone, capaciteit, prijs, deposit-percentage, annuleer-window, en optioneel een template voor recurring events (wekelijks, maandelijks, custom interval). Het hele lifecycle — boeken, betalen, bevestigen, herinneren, wijzigen, annuleren, refunderen — draait deterministisch via één codebase. T1.1 archiveert oude events, T1.2 cancelt met email-outbox, T1.3 stopt boekingen en haalt slots vrij, T1.4 blokkeert overlap, T1.5 ondersteunt templates en recurring, T1.6 broadcast wijzigingen naar alle ingelogde admin-tabs in real-time.
Hoe werkt de ticketverkoop met deposits?
Per evenement kies je tussen drie betaal-modi: volledige betaling vooraf (gast betaalt de hele prijs bij boeking), deposit (gast betaalt een instelbaar voorschot, de rest aan tafel), of gratis ticket (capaciteit-management zonder betaling). Betalingen lopen via Stripe Connect — geld komt direct op jouw rekening, BoekEerlijk pakt geen commissie en heeft geen tussenrekening. Stripe rekent de gangbare transactiekosten (2-3% afhankelijk van betaalmethode); die staan transparant in de Stripe-dashboard. Bij annulering binnen het annuleer-window krijgt de gast automatisch een refund via Stripe; daarbuiten vervalt de deposit volgens jouw voorwaarden en blijft het bedrag op je rekening. Refunds zijn idempotent (geen dubbele refund-fouten) en gelogd in de audit-trail.
Welke capaciteitsregels gelden per evenement?
Elk evenement heeft een vaste capaciteit (bijvoorbeeld 24 plekken voor een chef's table) en eventueel een zone-binding (alleen de eetzaal, niet het terras). Zodra de capaciteit bereikt is, toont de widget automatisch een 'uitverkocht'-status — gasten kunnen optioneel op een wachtlijst (zie no-shows voorkomen) en worden automatisch genotificeerd als er een plek vrijkomt. Verander je de capaciteit naar beneden ná bevestigingen, dan annuleert BoekEerlijk de laatste boekingen (FIFO) met automatische refund en wijzigingsmail. Verhoog je de capaciteit, dan worden wachtlijst-gasten in volgorde benaderd. Bij overlap met een ander event in dezelfde zone treedt een hard-block in werking — je krijgt een waarschuwing en kunt expliciet kiezen voor force-override (gelogd in audit) als je weet wat je doet.
Wat gebeurt er bij een annulering?
Annuleert de gast zelf via de link in zijn bevestigingsmail (binnen het annuleer-window), dan komt zijn plek direct vrij, krijgt hij een automatische refund via Stripe (volledige bedrag of deposit-restitutie volgens jouw regels), en gaat zijn boeking naar status 'cancelled' in jouw dashboard. Annuleer je het hele evenement (bijvoorbeeld bij ziekte of overmacht), dan kiest BoekEerlijk T1.2 cancel-lifecycle: alle bevestigde gasten krijgen automatisch een refund, een annulatie-email volgt via het email-outbox systeem (gededupliceerd, gegarandeerd één mail per gast, retry op fouten), en de slots komen vrij voor andere boekingen. Een handmatige annulering van één gast door jou (bijvoorbeeld bij no-show of dubbele boeking) is mogelijk via het admin-paneel met audit-log.
Welke automatische emails verstuurt het event-systeem?
Bij elke event-boeking en lifecycle-stap stuurt BoekEerlijk automatisch een passende email — in jouw eigen huisstijl (logo, kleuren, accent) als de branded-email-toggle aan staat, met .ics-agenda-bijlage zodat de gast de reservering direct in zijn agenda kan zetten. De flows:
- Bevestiging direct na boeking — met deposit-bedrag, betaaltijd, locatie en .ics-bijlage
- Optionele herinnering — instelbaar (standaard 24u voor aanvang), customizable tekst en aanhef
- Deposit-reminder — bij gedeeltelijke betaling, voor het annuleer-window verstrijkt
- Wijzigingsmail — automatisch bij wijziging van datum, tijd of capaciteit door jou
- Annulatie-email — bij annulering door gast of door restaurant, met refund-bedrag indien van toepassing
- Confirmation-expired — als gast niet binnen X uur bevestigt (configurable per restaurant)
Alle templates zijn customizable per restaurant via het Communicatie-tabblad — je kunt aanhef, body en CTA aanpassen zonder de underlying templating-logica aan te raken. Verzending loopt via het email-outbox systeem met dedup_key (geen dubbele sends) en retry-mechanisme (failures worden tot 3x opnieuw geprobeerd).
Hoe verschillen events van normale reserveringen?
Reguliere reserveringen en events delen veel infrastructuur (zelfde widget, zelfde tafel-database, zelfde email-layer) maar verschillen in vier kerngebieden: (1) timing — reserveringen zijn 'open windows' (binnen openingstijden kun je elk tijdstip boeken), events zijn één specifiek tijdslot; (2) prijs — reserveringen zijn gratis te boeken (geen geld vooraf), events hebben optioneel ticket+deposit; (3) capaciteit — reserveringen worden op tafel-basis berekend (de allocator zoekt de beste tafel), events hebben een vaste capaciteit los van tafel-allocatie; (4) annulering — reserveringen kunnen tot vlak voor aankomst geannuleerd worden, events hebben een instelbaar annuleer-window met deposit-regels. Je gebruikt beide naast elkaar: reguliere doordeweekse bookings PLUS een wekelijkse jazzavond als event op zaterdag.
BoekEerlijk events vs TheFork events
TheFork's eventbeheer is een groepsboeking-werkaround: je markeert een tijdslot als 'evenement' maar de onderliggende ticketverkoop, deposit-flow en gast-emails blijven generieke booking-emails. BoekEerlijk levert een native event-lifecycle: tickets via Stripe, deposits met annuleer-regels, event-specifieke email-flavors (event_booking_confirmation, event_confirmation_reminder, event_cancellation), hard-block op overlap, recurring-templates. Geen module-prijs — inbegrepen in €25 per maand. En je houdt 100% van de ticket-omzet (Stripe-kosten daargelaten) omdat BoekEerlijk geen commissie per ticket pakt.
| Functie | BoekEerlijk | TheFork |
|---|---|---|
| Native ticketed events | ✓ T1 lifecycle | ✗ groepsboeking-werkaround |
| Deposits per event | ✓ Stripe Connect | ✗ niet als event-feature |
| Event-specific email-flows | ✓ 6 flavors | ✗ generieke booking-mail |
| Recurring event templates | ✓ T1.5 | ✗ |
| Overlap hard-block + force-override | ✓ T1.4 | ✗ |
| .ics agenda-bijlage | ✓ Phase 5-2 | ✗ |
| Real-time SSE bij publish | ✓ T1.6 | ✗ |
| Commissie per ticket | €0 | €1,50-€5 per couvert |
| Maandelijkse prijs | €25 excl. btw | Variabel commissie-model |
Klaar om je eerste event te plannen?
30 dagen gratis proberen. Geen creditcard. We helpen je gratis met de opzet — chef's table, themadiner, wekelijkse jazzavond, brunch-special.
Start 30 dagen gratis →Veelgestelde vragen
Hoe stel ik een nieuw evenement in BoekEerlijk in?
In het BoekEerlijk dashboard ga je naar Evenementen en kies je 'Nieuw evenement'. Je geeft een titel, datum/tijd, capaciteit, ticketprijs (incl. optionele deposit), zone en aantal beschikbare slots op. Optioneel kun je het evenement opslaan als template voor recurring events (bijvoorbeeld een wekelijkse jazzavond). Na opslaan is het evenement direct boekbaar via je reserveringswidget. Gasten zien titel, prijs, beschikbaarheid en kunnen direct via Stripe betalen — bevestiging volgt automatisch per email met .ics-agenda-bijlage.
Kan ik tickets met verschillende prijzen verkopen?
Op dit moment hanteert BoekEerlijk één prijs per evenement (één ticket-type). Voor evenementen waar je meerdere prijsklassen wilt aanbieden — bijvoorbeeld 'gewoon menu' versus 'menu met wijnarrangement' — kun je twee aparte evenementen aanmaken (zelfde datum/tijd, andere capaciteit en prijs). Multi-tier ticketing met meerdere prijsklassen binnen één event staat op de roadmap voor Q3 2026.
Wat als een gast 24 uur voor het evenement annuleert?
Per evenement stel je een annuleer-window in (bijvoorbeeld 24 of 48 uur voor aanvang). Annuleert een gast binnen die window, dan vervalt de deposit volgens jouw voorwaarden — die deposit blijft op je Stripe-account. Annuleert de gast eerder, dan kun je kiezen tussen automatische refund of handmatige beoordeling per geval. Bij annulering door jou (bijvoorbeeld het hele evenement gaat niet door) krijgen alle gasten automatisch een refund via Stripe plus een automatische annulatie-email, en de slot komt vrij voor andere boekingen.
Verstuurt BoekEerlijk automatische herinneringen voor events?
Ja. Voor elk evenement worden automatisch verstuurd: een bevestigingsmail direct na boeking (met .ics-agenda-bijlage), een optionele herinnering een instelbare periode voor aanvang (standaard 24u), een no-show waarschuwing als het evenement een deposit-verval-window heeft, en een wijzigingsmail als jij het evenement aanpast. Bij annulering volgt automatisch een annulatie-email met refund-informatie. Alle templates zijn aanpasbaar in je eigen huisstijl — logo, kleuren, taalgebruik.
Kan ik mijn evenement bewerken nadat er al tickets verkocht zijn?
Ja, met de juiste voorzichtigheid. Wijzigingen aan titel, beschrijving en capaciteit (omhoog) kunnen zonder gast-impact. Wijzig je tijd, datum of capaciteit naar beneden, dan stuurt BoekEerlijk automatisch een wijzigingsmail naar alle reeds geboekte gasten, en bij capaciteitsverlaging worden de laatste boekingen (FIFO) zo nodig geannuleerd met automatische refund. Het systeem voorkomt overboeking via een hard-block op overlap met andere events in dezelfde zone — overschrijven van dat hard-block kan met een force-override (gelogd in audit).