Bevestigingsmail en agenda-uitnodiging in jouw eigen huisstijl

BoekEerlijk verstuurt automatisch een branded bevestigingsmail bij elke reservering — met jouw logo, jouw kleuren, en een .ics-bijlage zodat de gast met één tap de afspraak in zijn agenda zet. Werkt voor reguliere boekingen én voor events. Branded layout shipped maart-april 2026 (Phase 4A+B), .ics agenda-bijlage shipped maart 2026 (Phase 5-2). Alle gast-emails — bevestiging, herinnering, wijziging, annulering, event-flows — gebruiken dezelfde layer. Inbegrepen in €25/mnd excl. btw, geen aparte email-add-on.

Wat staat er in een BoekEerlijk bevestigingsmail?

De standaard bevestigingsmail bevat alles wat de gast nodig heeft, en niets meer. Bovenaan: jouw logo op een banner in jouw primaire kleur. Daaronder: een persoonlijke aanhef ('Beste {{guest_name}}'), de bevestigde reservering-details (datum, tijd, aantal personen, eventueel tafel of zone), je restaurant-adres, telefoonnummer en website-link, en een grote CTA-knop 'Bekijk je reservering' (linkt naar de boekingsbeheerpagina waar de gast kan annuleren of wijzigen). De .ics-agenda-bijlage komt als attachment — gasten zien hem in alle moderne mailclients (Gmail, Apple Mail, Outlook) als een agenda-uitnodiging. Onderaan: je adres en kvk voor formele tone, en een eenvoudige opt-out link voor toekomstige marketing (niet voor de reservering zelf — die mail is transactional en verplicht onder GDPR transactional-email regels).

Hoe pas je het email-template aan?

In het Communicatie-tabblad van je instellingen (gerefactored mei 2026) zie je een lijst van alle email-flows met per flow: een mini-preview rechts, een editor links, en tokens die je kunt invoegen ({{guest_name}}, {{reservation_date}}, {{restaurant_name}}, etc.). Voor zes flows kun je aanhef, body en CTA-tekst customizen: deposit-reminder, cancellation-guest, waitlist-notify, event-booking-confirmation, event-confirmation-reminder, event-confirmation-expired. Wijzigingen worden direct gepreviewed in de UI en bij opslaan automatisch geldig voor toekomstige sends. De Phase 6 owner-customization shipped maart 2026 — voor die tijd waren templates fixed. Voor de standaard booking_confirmation gebruikt BoekEerlijk een centraal-beheerd template — minder vrijheid, meer consistentie, en geen risico dat een typo de hele email-flow verstoort.

Wat is een .ics-bijlage en waarom telt die?

Een .ics-bestand (iCalendar formaat, RFC 5545) is een open agenda-standaard die door alle moderne kalender-apps wordt ondersteund: Apple Calendar, Google Calendar, Outlook, Yahoo, Thunderbird. Wanneer BoekEerlijk's bevestigingsmail een .ics-bijlage bevat, ziet de gast in zijn mailclient automatisch een 'Toevoegen aan agenda'-knop verschijnen. Eén tap en de reservering staat in zijn agenda — met titel ('Reservering bij {{restaurant_name}}'), datum/tijd inclusief tijdzone, geschatte duur (gebaseerd op je restaurant-settings, default 90 minuten), je restaurant-adres als locatie, en een herinnering 1 uur vooraf. Geen account-koppeling nodig met BoekEerlijk, geen platform-specifieke API. Het werkt zelfs als de gast zijn agenda nooit eerder met je website verbond — het bestand zelf is een complete event-beschrijving. Voor restaurants is dit een onderschatte feature: gasten die hun reservering in hun agenda hebben staan vergeten hem niet, en dat verlaagt no-shows.

Welke emails verstuurt BoekEerlijk automatisch?

Voor reguliere reserveringen plus alle event-flows draait dezelfde email-layer. Een complete lijst van wat automatisch verstuurd wordt:

• Bevestiging direct na boeking — branded layout, met .ics-bijlage
• Wijzigingsmail bij booking-update — als jij datum/tijd/aantal personen aanpast (sinds april 2026 ook bij guestCount-wijzigingen)
• Herinnering 24u voor aanvang — optioneel per restaurant, instelbare wachttijd
• Annulatie-email bij cancel-guest — owner-customizable template via Communicatie-tab
• Deposit-reminder — voor events met deposits, voor het annuleer-window verstrijkt
• Waitlist-notify — als een slot vrijkomt waarvoor de gast op de wachtlijst staat
• Event-confirmation-reminder — vraag aan gast om event-deelname te bevestigen (configureerbaar)
• Event-confirmation-expired — bij niet-bevestigen binnen de window
• Post-visit consent-ask — 24u tot 14d na bezoek, vraagt expliciete opt-in voor feedback (GDPR-compliant)

Hoe werkt het anti-no-show effect van herinner-emails?

No-shows kosten Nederlandse restaurants gemiddeld 5-15% van hun reserveringscapaciteit (bron: Misset Horeca, branche-data 2024). De grootste oorzaak: de gast vergeet de reservering. Met een goed-getimede herinnering 24u vooraf verdwijnt het grootste deel van die 'vergeten' no-shows. BoekEerlijk's herinnering is opt-in per restaurant (sommige fine-dining zaken kiezen ervoor geen herinneringen te sturen omdat hun gasten dat als pushy ervaren; bistros en eetcafés doen het wel). De herinnering bevat: een vriendelijke aanhef, de reservering-details, een 'Bevestig je komst'-knop (optioneel, alleen als je confirmation-required aanstaat), een 'Niet meer kunnen?'-link die direct naar de cancel-pagina leidt, en alle restaurant-contactgegevens. Combineer dit met de .ics-agenda-bijlage uit de oorspronkelijke bevestiging en je dekt twee soorten 'vergeten'-no-shows: gasten die de mail nooit lazen krijgen de herinnering, gasten die hem wel lazen hebben de afspraak in hun agenda staan. Zie ook no-shows voorkomen.

Wat ontvangt jouw gast na een reservering bij BoekEerlijk?

Vijf stappen, allemaal automatisch, allemaal in jouw huisstijl:

BoekEerlijk emails vs Formitable/Quandoo

Formitable rekent per verstuurd SMS-bericht (klein bedrag per stuk maar het loopt op bij volume). BoekEerlijk gebruikt email als standaard kanaal — geen per-bericht kosten, geen surprise-rekeningen. Quandoo (dat ophoudt te bestaan per september 2026, zie migratie-gids) gebruikt gegeneriseerde Quandoo-branded mails — gast ziet 'Quandoo' meer dan je restaurantnaam. BoekEerlijk laat jouw merk vooraan staan; BoekEerlijk-branding zit alleen in een kleine footer-disclaimer (verplicht in transactional emails). SMS-herinneringen ontbreken nog bij BoekEerlijk maar staan op de roadmap; de meeste Nederlandse restaurants vinden email-only werkbaar omdat smartphones email-notificaties even goed laten zien als SMS-notificaties.

Veelgestelde vragen